انتخاب سالن اجتماعات مناسب اولین قدم مهم در سازماندهی یک جلسه حرفه ای یا برگزاری یک ضیافت مانند تولد است. اما آیا می دانید اجاره سالن اجتماعات تهران چه مزایایی دارد و چه معیارهایی را باید در نظر بگیرید؟ آیا می دانید چه عواملی بر هزینه اجاره سالن های اجتماعات تاثیر می گذارد؟
انتخاب یک مکان مناسب برای گردهمایی ها باعث می شود که بتوانید فضایی تاثیرگذار برای افراد ایجاد کنید. یک سالن حرفه ای هم راحت است و هم آنچه را که شما نیاز دارید، مانند اینترنت پرسرعت، تجهیزات پیشرفته یا تدارکات عالی برای پذیرایی از مهمانان را ارائه می دهد. در چنین جلسه ای همه می توانند به کار خود بپردازند و ضمن برقراری ارتباط موثر، خلاقانه برای حل مشکلات همکاری کنند.
همچنین استفاده از سالن اجتماعات برای مناسبت های مختلف مانند تولد یا سالگرد ازدواج مزایایی دارد که در ادامه این مطلب به آن اشاره می کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.
اهمیت اجاره سالن اجتماعات برای جلسات کاری
اجاره سالن های اجتماعات یک انتخاب رایج برای انواع جلسات کاری است که نمی توان در دفتر شرکت برگزار کرد. دلایل متعددی برای برگزاری یک جلسه در سالن اجتماعات وجود دارد که عبارتند از:
- دفتر اصلی ممکن است اتاقی با اندازه کافی نداشته باشد؛
- جلسه باید در مکانی برگزار شود که یک شرکت ممکن است دفتر محلی نداشته باشد؛
- مسائل یا مقررات محرمانه بودن جلسه ممکن است نیاز به نوع خاصی از اتاق هیئت را مشخص کند. پس اگر نگران محرمانه بودن اطلاعات جلسات خود هستید هستید، به یک سالن خصوصی و امن اعتماد کنید؛
- نیازهای تکنولوژی برای آموزش یا جلسات از راه دور ممکن است مسائلی را ایجاد کند که تنها با استفاده از فضای جلسه شخص ثالث قابل حل است؛
- به هر دلیلی اجاره سالن اجتماعات اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا فضایی بسیار حرفه‌ای و راحتی برای جلسات به شمار می رود؛
- اگر از راه دور کار می کنید یا دفتر کار بزرگ ندارید، با اجاره سالن یک فضای حرفه ای می توانید کارمندان خود را استخدام کنید؛
- با اجاره سالن های اجتماعات می توانید مکانی نزدیک و با دسترسی راحت برای شرکای تجاری یا مشتریان خود داشته باشید؛
- در طول جلسه خود از فناوری مفید بهره خواهید برد؛
- در صورت نیاز به پشتیبانی فنی یا سفارش غذا، کارکنان سالن های اجتماعات آماده هستند که به شما کمک کنند.
نکات مهم در زمان انتخاب سالن اجتماعات
ابتدا باید بدانید که چه نوع مکان هایی فضای بهتری برای برگزاری جلسات دارند. بیش ترین نسبت برگزاری جلسات و مناسبت ها در مراکز کنفرانس (48٪) یافت می شود، در حالی که هتل ها 10٪ اتاق های قابل رزرو را ارائه می دهند. همچنین افراد 10% از سالن های رستوران برای جلسات کاری، خانوادگی و دوستانه خود استفاده می کنند.
اگر برای یک جلسه کاری یا برگزاری مناسبت های خاص نیاز به اجاره سالن اجتماعات برای 30 نفر یا بیشتر دارید، ممکن است شروع کار سخت ترین بخش باشد. شاید ساده به نظر برسد اما با گزینه های بسیار زیاد در منطقه شما این احتمال وجود دارد که جزئیاتی که برای شما هزینه دارد را نادیده بگیرید.
همچنین برای اجاره سالن های اجتماعات قیمت مناسب نیز در کنار دیگر خدمات مورد نیاز با کمی جستجو و تحقیق به دست می آید. بنابراین برای انتخاب خود باید به دنبال 4 نکته کلیدی باشید:
1. فضای اتاق جلسه
در حالت ایده آل فضایی را لازم دارید که انتظارات شما را تامین کند. بنابراین در ادامه نکاتی را در این رابطه ذکر می کنیم:
- اگر با مشتریان بالقوه ملاقات می کنید، سالنی را انتخاب کنید که حرفه ای بودن شما را نشان دهد.
- برای کارگاه های تمام روز ممکن است به یک فضای انعطاف پذیر با پذیرایی در محل نیاز داشته باشید.
- آیا ارائه در دستور کار است؟ ممکن است یک فضای کوچک بخواهید. حداقل شما به تجهیزات A/V با کیفیت بالا نیاز دارید .
- در زمان اجاره سالن اجتماعات برای 50 نفر یا کم تر و بیشتر از این تعداد اندازه سالن را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال آیا می‌خواهید وقتی همه شرکت کنندگان آنجا هستند، اتاق بزرگ یا پر باشد؟
در نهایت توجه داشته باشید که فضای اتاق جلسه و امکانات رفاهی را فدای صرفه جویی در هزینه نکنید. بنابراین در این راستا از متخصصان فعال در این حوزه همچون همکاران ما در مجموعه تشریفاتی یاکند کمک بگیرید که دچار مشکل نشوید.
2. ارائه تسهیلات
هنگام اجاره سالن اجتماعات قیمت مناسب باید بدانید که شامل چه امکاناتی می شود. چند امکانات و تجهیزات اساسی وجود دارد که ممکن است در سالن اجتماعات مورد نظر به آن نیاز داشته باشید که عبارتند از:
- Wi-Fi قابل اعتماد برای همه شرکت کنندگان و مهمانان؛
- میکروفون برای بلندگوها؛
- پروژکتور؛
- قابلیت های ویدئو کنفرانس؛
- چاپگر.
همچنین توجه داشته باشید که پشتیبانی در محل یکی دیگر از عوامل است. به عنوان مثال کارکنان IT در محل یا کترینگ ها وزن زیادی را از روی دوش شما برمی دارند. این امکان وجود دارد که فناوری در اواسط جلسه بدون هیچ گونه پشتیبانی از کار بیفتد.
به همین منظور، قبل از انتخاب محل برگزاری مشخص کنید که چه نوع پشتیبانی با اجاره سالن شما همراه است.
3. هزینه واقعی اجاره سالن
قبل از امضای هر قراردادی باید هزینه اجاره سالن اجتماعات و مهم تر از آن، هزینه های برنامه ریزی برای مجالس را مشخص کنید. بنابراین علاوه بر نرخ واقعی اجاره سالن، هزینه های اضافی را در نظر بگیرید. این هزینه ها شامل موارد زیر می شوند:
- هزینه های راه اندازی؛
- دسترسی به امکانات مختلف؛
- هزینه های خدمات.
4. راحتی و دسترسی
هنگام انتخاب سالن اجتماعات مهمانان خود را در نظر داشته باشید. شما می خواهید یک تجربه راحت برای آن ها ایجاد کنید؛ بنابراین باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- انتخاب یک مکان در نزدیکی خود؛
- ترتیب پارکینگ وسیع به صورت رایگان یا با هزینه کم؛
- کمک به شرکت کنندگان جلسه از طریق وسایل حمل و نقل عمومی.
گرچه ممکن است اجاره سالن اجتماعات با فاصله بیشتر ارزان تر باشد اما این موضوع برای شرکت کنندگان جلسات شما ناخوشایند خواهد بود.
بنابراین فضایی را برای شرکت کنندگان در جلسات خود انتخاب کنید که شرایط مختلف آن را بررسی کرده باشید. برای مثال به نکات زیر باید دقت کنید:
- آیا رمپ موجود است؟
- آسانسورها کجا هستند؟
- و بسیاری موارد دیگر.
این نکات ممکن است بلافاصله آشکار نشوند، بنابراین از محل برگزاری راهنمایی بخواهید. اگر محل برگزاری محدودیت هایی دارد (مثلا رمپ های ویلچر نزدیک به اتاق جلسه اصلی نیستند)، جلسه خود را با کارکنان اضافی و تابلوهای تبلیغاتی مجهز کنید.
چگونگی اجاره سالن اجتماعات قیمت مناسب از ملکی به ملک دیگر متفاوت است. بنابراین حتما این چهار مورد را قبل از اجاره سالن برای جلسات خود در نظر بگیرید.
مزایای استفاده از سالن اجتماعات
اجاره سالن های اجتماعات مزایای مختلفی دارد که شامل موارد زیر می شود:
برخورداری از مکانی راحت
با اجاره سالن از یک فضای جلسه یا مهمانی فقط برای ساعات یا روزهایی که به آن نیاز دارید، استفاده می کنید. بدین ترتیب شما با خیال آسوده هر زمان که به سالن اجتماعات نیاز دارید، تنها کافی است آن را اجاره کنید و بقیه تشریفات را به پرسنل آن بسپارید.
به راحتی از طریق تلفن، آنلاین یا به صورت حضوری سالن رزرو کنید!
این امکان وجود دارد که به سرعت و بدون زحمت سالن اجتماعات را در محیط های مختلف اجاره کنید. اگر قصد اجاره سالن دارید، تنها کافی است که بدون هیچ زحمتی فضای مورد نیاز خود را از طریق تلفن یا آنلاین رزرو کنید. چه در خانه باشید، چه در محل کار یا در حال حرکت، یک سیستم رزرو سالن اجتماعات در دسترس شما است.
فضاهای ارزان تر و پیشرفته تر را نسبت به سالن های هتل رزرو کنید!
بسیاری از سازمان ها جلسات خود را در هتل ها اجاره می کنند. با این حال اجاره فضای مورد نیاز شما از طریق یک شرکت متخصص در اجاره سالن اجتماعات تا 50٪ کم تر از سالن های جلسات هتل هزینه دارد. علاوه بر این باید بدانید اجاره سالن های اجتماعات نه تنها هزینه کم تری دارد بلکه فضاها پیشرفته تر و برای نیازهای تجاری و مهمانی های شما مناسب تر هستند.
دسترسی به امکانات پیشرفته
باید بدانید که مزیت اجاره سالن های اجتماعات بیشتر از صرفه جویی در هزینه است. در صورت استفاده از این سالن ها اجاره می توانید به همه امکاناتی که برای ایجاد یک تاثیر عالی بر شرکت کنندگان در جلسات خود به آن نیاز دارید، دسترسی داشته باشید.
ابزارهایی مانند بردهای هوشمند، پروژکتورها LCD، صفحه نمایش پلاسما و بسیاری موارد دیگر در سالن اجتماعات برای راحتی شما وجود دارند.
برخورداری از استقبال کنندگان لابی برای کمک به مهمانان
هنگامی که مهمانان شما به مکانی حرفه ای می رسند که برای ارائه فضاهای ملاقات پرسنل به خصوصی حضور دارند، احساس رضایت بیشتری می کنند. این کمک به همه اجازه می دهد تا بدون دردسر به جلسه برسند. بنابراین مشتریان شما خوشحال و بدون نارضایتی از آنجا خارج می شوند.
از راه اندازی اتاق جلسه حرفه ای لذت ببرید
برخلاف محیط‌های عمومی غیرحرفه‌ای و سالن های جلسه هتل گران قیمت، سالن های اجتماعات بر اساس هدف مورد نظر شما برای انجام تجارت تنظیم می شوند. در واقع سالن اجتماعات متناسب با نیازهای شما با ابزارهای ارائه تکنولوژی بالا، اینترنت بی سیم پرسرعت و پذیرش در محل تنظیم می شود.
بنابراین شما با اطمینان خاطر به جلسه خود ادامه دهید و بدانید که فضای اداری سالن به جزئیات رسیدگی کرده است.
از مهمانان خود پذیرایی کنید
علاوه بر سایر امکانات موجود در مکان های مورد نظر، خدمات پذیرایی نیز با اجاره سالن اجتماعات در دسترس است. به طوری که می توانید مهمانان خود را با طیف وسیعی از غذاها و نوشیدنی ها غافلگیر کنید.پذیرایی در یک جلسه نشان دهنده قدردانی است و مشتری تلاش اضافی شما را تشخیص می دهد و جلسه و ارتباط شما را با یک نکته مثبت آغاز می کند.
کاهش هزینه های عملیاتی سربار
در حالی که اجاره سالن باعث صرفه جویی در پول کسب و کار شما می شود، با روش های زیادی که ممکن است بلافاصله به ذهنتان خطور نکند، پس انداز می کنید. با همه خدماتی که با فضای اجاره چنین فضایی ارائه می شود، نیازی به خرید ابزار ارائه، تجهیزات کنفرانس یا یک کارمند برای کمک به شما نیست.
بنابراین با رزرو سالن اجتماعات با کمک مجموعه های تشریفاتی مختلف همچون یاکند در هزینه های عملیاتی برگزاری جلسه صرفه جویی می کنید.
آنچه که باید درباره هزینه اجاره سالن اجتماعات بدانید!
برای تعیین هزینه اجاره سالن های اجتماعات معیارهای مختلفی در نظر گرفته می شود. به طوری که از جمله این معیارها باید به موارد زیر اشاره کنیم:
- هزینه اجاره (در روز، هر جلسه یا ساعت): هزینه اجاره یک قیمت ثابت است که در روز، ساعت یا جلسه پرداخت می شود. این نوع هزینه معمولا هزینه استفاده از فضا و برخی تجهیزات اولیه مانند مبلمان، صفحه نمایش و وای فای را پوشش می دهد. این هزینه ممکن است شامل نوشیدنی های اولیه نیز باشد اما این موضوع را با مدیر محل بررسی کنید.
- نرخ روز مهمانان: یکی دیگر از گزینه های پرداخت برای اجاره سالن اجتماعات تعداد مهمانان است. در واقع شما به ازای هر نفر مستلزم پرداخت نرخ توافقی هستید که شامل استفاده از فضا، غذا، نوشیدنی و گاهی اوقات حتی سرگرمی می شود.
این گزینه به خصوص برای کنفرانس ها یا سایر جلسات طولانی تر مناسب است. زیرا اغلب شامل شام نیز می شود.
- حداقل هزینه: حداقل هزینه به این معنی است که در صورت صرف مبلغ توافق شده برای غذا و نوشیدنی، استفاده از فضای جلسه خصوصی رایگان است. مکان هایی که حداقل هزینه را دریافت می کنند، معمولا به همه وسایل مورد نیاز برای یک جلسه رسمی دسترسی ندارند. مکان هایی با حداقل هزینه برای رویدادهای ناهار کاری عالی هستند.
چه عواملی بر قیمت سالن اجتماعات تاثیر دارد؟
هزینه اجاره سالن اجتماعات با توجه به عوامل مختلف از جمله شهر، منطقه، اندازه مکان، تجهیزات فناوری در محل و گزینه های پذیرایی متفاوت است. بنابراین اگر به دنبال یک سالن هستید و بودجه لازم را ندارید، این عوامل را در نظر بگیرید:
- شهر: یک سالن در تهران قطعا بیش از فضای مشابه در هر شهر دیگری هزینه خواهد داشت. بنابراین هنگام برنامه ریزی مناسبت خود اهمیت شهر را در نظر بگیرید.
- ناحیه: آیا جلسه شما باید در نزدیکی دفتر شما برگزار شود؟ منطقه انتخابی شما نیز بر قیمت تاثیر می گذارد. بنابراین اگر متوجه شدید که قیمت یک مکان در نزدیکی شما مناسب نیست، در منطقه دیگری جستجو کنید.
- اندازه: اندازه سالن به وضوح بر هزینه تاثیر می گذارد. با این حال بسته به محل برگزاری ممکن است آنقدر که شما فکر می کنید هزینه زیادی نباشد. فقط اطمینان حاصل کنید که سالن راحت باشد و برای تعداد مورد انتظار شما شلوغ نباشد.
- روز هفته: قیمت این سالن ها در روزهای کم تقاضا نیز تغییر می کند. بنابراین اگر به دنبال کاهش هزینه ها هستید، این نکته را در زمان اجاره سالن اجتماعات در نظر بگیرید.
دیگر عوامل موثر بر قیمت سالن اجتماعات در زمان اجاره
علاوه بر موارد ذکر شده، از دیگر عواملی که بر قیمت اجاره سالن های اجتماعات تاثیر دارد، باید به نکات زیر نیز اشاره شود:
- فناوری: نیازهای فنی شما احتمالا فراتر از WiFi است. صفحه نمایش، تخته های سفید یا انواع دیگر فناوری های مدرن برای یک جلسه موفق ضروری هستند و یک فضای جلسه حرفه ای باید آن ها را فراهم کند.
فراموش نکنید که مطمئن شوید نقاط برق کافی برای همه افراد برای شارژ کردن تلفن یا لپ تاپ وجود دارد. در این رابطه باید بدانید امکانات اتاق فناوری گاهی در قیمت اجاره گنجانده می شود و گاهی اوقات فقط با هزینه اضافی در دسترس است.
- پذیرایی: برخی از جلسات به پذیرایی و امکاناتی بیش از یک قهوه، چای یا بیسکویت ساده نیاز دارند. ممکن است لازم باشد برای نوشیدنی های دیگری مذاکره کنید یا درخواست ناهار داشته باشید. این درخواست ها نیز بر هزینه اجاره سالن تاثیر دارد.
- لوکس بودن: در این رابطه باید بدانید لوکس بودن فضای سالن اجتماعات کاملا به بودجه شما بستگی دارد. زیرا هر اندازه یک فضا لوکس تر باشد، باید هزینه بیشتری را برای اجاره آن پرداخت کنید. با این حال ارزش دارد که هدف جلسه و تاثیری که باید ایجاد کنید را برای اجاره سالن اجتماعات در نظر بگیرید.
چه زمانی سالن اجتماعات را اجاره کنیم؟
بیشتر افراد تقریبا 15 روز قبل از تاریخ ملاقات شروع به جستجو و تماس با مکان ها می کنند. این به شما زمان کافی را می دهد که طیف وسیعی از مکان های موجود را بررسی کنید، با سالن های انتخاب شده تماس بگیرید و بهترین قیمت و پیشنهاد را برای نیازهای خود انتخاب کنید.
چگونه یک سالن اجتماعات را اجاره کنیم؟
هنگام شروع فرایند اجاره سالن های اجتماعات ابتدا باید تمام جزئیات مربوطه را برای رویداد خود تنظیم کنید. از جمله این جزئیات باید به موارد زیر اشاره شود:
- پیش بینی می کنید چند شرکت کننده در جلسه شما حضور داشته باشند؟ (برای مثال اجاره سالن اجتماعات برای 30 نفر است یا 50 نفر)
- چه روزی از هفته جلسه را برگزار خواهید کرد؟
- آیا مکان خاصی وجود دارد که باعث شود جلسه راحت تر برگزار شود؟
- جلسه چقدر باید طول بکشد؟
- و از همه مهم تر آیا امکانات پذیرایی وجود خواهد داشت؟
هنگامی که این تصمیمات اولیه را گرفتید، از رزرو آنلاین برای سرعت بخشیدن به روند جستجو و اجاره استفاده کنید. با مکان های مورد علاقه خود تماس بگیرید و با مدیر محل در مورد ایده های خود صحبت کنید.
بهتر از همه شما باید بخواهید هر چه را که در مورد آن صحبت می کنید، به صورت کتبی بیان شود. این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شما می شود و به سهولت فرآیند تکمیل اهداف جلسه شما کمک می کند.
اجاره سالن اجتماعات برای تولد
اگر قصد دارید به زودی یک جشن تولد برای شخص خاصی برگزار کنید، باید مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش می رود و یک مراسم سرگرم کننده، پرجنب و جوش و شاد را خواهید داشت. یکی از مهم ترین امکاناتی که باید با دقت انتخاب کنید، مکان مناسب است.
در این رابطه جالب است بدانید سالن اجتماعات یکی از فضاهای مناسب برای برگزاری مناسبت هایی مانند تولد، سالگرد ازدواج یا جشن فارغ التحصیلی به شمار می رود. بنابراین در ادامه مزایای میزبانی مهمانی های بزرگسالان یا کودکان را با اجاره بهترین سالن اجتماعات برای تولد در مقایسه با مهمانی هایی که در خانه برگزار می‌شود، بیان می کنیم:
جو عالی
وقتی همه مهمانان شما به محل سالن اجتماعات می رسند، حس هیجان در مکان جاری است و افراد بیشتر در فضای مهمانی قرار می گیرند. به طوری که از همان ابتدا جو یک مهمانی سرگرم کننده و هیجان انگیز ایجاد می شود و مهمانان مراسمی خاطره انگیز را تجربه خواهند کرد.
سورپرایز بهتر
اگر می خواهید برای تولد فرزند خود در خانه تزییناتی تهیه کنید، پنهان کردن وسایل دشوار است و حس سورپرایز را از بین می برد در این رابطه باید بدانید با اجاره یک مکان خصوصی به راحتی بهترین غافلگیری را برای فرزند خود انجام می دهید و مهمانی به خصوصی را برگزار خواهید کرد.
بدون نیاز به نظافت
روز وحشتناک نظافت بعد از مهمانی نه تنها سرگرم کننده نیست بلکه بسیار آزاردهنده است. حال جالب است بدانید با اجاره سالن اجتماعات روز بعد را بدون نگرانی از تمیز کردن همه آشفتگی های پس از آن استراحت خواهید کرد.
قیمت مقرون به صرفه تر
اجاره سالن یک گزینه عالی برای برگزاری تولد است. زیرا با قیمت مناسب از مزایای زیادی برخوردار می شوید. این یک استراتژی مقرون به صرفه تر است. زیرا تجربه ای بسیار بهتر و بدون استرس خواهید داشت. همچنین یک سرمایه گذاری ارزشمند به شمار می رود که باعث می شود بهتر از پرداخت هزینه های مربوطه لذت ببرید.
سخن آخر
در این مقاله گفته شد که اجاره سالن اجتماعات گزینه ای عالی برای برگزاری جلسات و مناسبت های مختلف شما است. در این رابطه دانستید که این سالن ها فضایی متناسب با نیازهای شما از یک جلسه کسب و کار کوچک گرفته تا یک کنفرانس یا ضیافت های خانوادگی است.
بنابراین نگران نباشید مکان های با ابعاد بزرگ تر را می توان به فضای کوچک تر تقسیم کرد و مثلا هزینه اجاره سالن اجتماعات برای 50 نفر یا کمتر را پرداخت کرد. علاوه بر این با دلایل، مزایا، زمان و چگونگی اجاره سالن های اجتماعات نیز آشنا شدید.
حال در نهایت باید بدانید که رزرو و اجاره بهترین سالن اجتماعات تنها با کمک متخصصان این حوزه از جمله مجموعه های تشریفاتی همچون یاکند امکان پذیر است. بنابراین بدون اتلاف وقت، برای صرفه جویی در زمان و هزینه ها و اجاره بهترین مکان برای جلسه یا مراسم خود همین الان اقدام کنید.
درج دیدگاه